Dado cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, la compañía Casa Hermes Ltda., adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de sus actividades comerciales, servicios y laborales. 

De esta manera, Casa Hermes Ltda., manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad, el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre del Establecimiento:  Casa Hermes Ltda., sociedad de derecho privado con personaría jurídica otorgada mediante escritura pública N° 3033 de 1973/07/27 de Notaria 02 de Bucaramanga inscrita en esta cámara de comercio 1973/08/02 bajo el N° 241 del libro 9, en la cual se constituye la sociedad.

Domicilio y Dirección: la compañía tiene su domicilio en la ciudad de Bucaramanga, Colombia  y dirección comercial Cr 17 N° 36-23.

Correo Electrónico: casahermes@casahermesltda.com  ,  casahermes@casahermes.co.

Teléfonos: 6 80 44 44 – 630 88 88

 

  1. Marco Legal de la Política

Ley 1266 de 2009, “por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.  

Ley 1581 de 2012, define su ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa.

Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, decreto reglamentario parcial 1377 de 2013.

Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

  

III. Ámbito de Aplicación

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la empresa Casa Hermes Ltda., WWW.CASAHERMESLTDA.COM, WWW.CASAHERMES.CO.  ,cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

 

  1. Definiciones

Para efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

 

  1. Principios

 

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, Casa Hermes Ltda., aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales1:

 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

 Principio de finalidad: El tratamiento de la información en Casa Hermes Ltda., obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.

 Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

 Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, Casa Hermes Ltda., garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.                                                       

 1 Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

  1. Derechos de los Titulares de la Información

 

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al responsable de la información.

Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Derecho a acceder a sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

VII. Autorización y Consentimiento del Titular

Casa Hermes Ltda., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 Datos de naturaleza pública.

 Casos de urgencia médica o sanitaria.

 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Manifestación de la Autorización

La autorización para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

 El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que, en el caso de Casa Hermes Ltda., se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.

 

VIII. Deberes de los Responsables de la Información

La empresa Casa Hermes Ltda., como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.

 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012.

 Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. 

 Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Procedimientos Para la Atención de Consultas y Peticiones

Consultas

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares o causahabientes de datos que reposen en las bases de Casa Hermes Ltda., podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

El responsable o encargado del tratamiento suministrará la información requerida dentro de los 15 días hábiles siguientes a esta solicitud.

Peticiones

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de Casa Hermes Ltda., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una petición ante el responsable o los encargados del tratamiento de la información de la siguiente manera:

 El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa al correo electrónico casahermes@casahermesltda.com o mediante comunicación escrita dirigida al representante legal, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo La cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Vigencia.

La presente política rige a partir del 1 de noviembre de 2016, fecha de aprobación por la Junta Directiva de la compañía Casa Hermes Ltda.

 

 

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Ana Isabel López Becaria

Representante Legal